Klant communicatie is een belangrijk onderdeel van de moderne marketingmix. Het grootste deel van de communicatie met klanten vind plaats via documenten. Host Access Solutions helpt organisaties de klant communicatie door middel van documenten te verbeteren. Customer Communication Management noemen wij dit.

Met onze software oplossing FormScape van Bottomline Technologies is het mogelijk de opmaak van documenten drastisch te verbeteren en de communicatie te optimaliseren. Documenten worden dynamisch opgebouwd en in hoge mate gepersonaliseerd op basis van het profiel van de klant. Daarnaast kunnen er marketingboodschappen worden toegevoegd om de klant aanbiedingen te doen of nieuwe producten aan te kondigen. Buiten de opmaak van het document wordt ook de distributie er van naar de klant verbeterd. Het is nu mogelijk om elke klant op maat te bedienen door het document zo te versturen als deze het wenst.

Document creatie

Document creatie vindt plaats op basis van data uit business systemen. Dit kan zowel gestructureerde als ongestructureerde data zijn. Ook is het mogelijk bestaande documenten, email en PDF als input te gebruiken voor document creatie. Als laatste kunnen er ook koppelingen worden gemaakt met databases en zijn er standaard koppelingen aanwezig voor ERP systemen zoals JD Edwards en SAP. De data wordt verzameld, bewerkt en gebruikt om een nieuw gepersonaliseerd document te produceren op basis van uitgebreide logica.

Het ontwikkelen van de document logica vind plaats in een moderne ontwikkel omgeving welke het mogelijk maakt om met meerdere personen tegelijk aan een toepassing te werken. Vanzelfsprekend is er uitgebreide functionaliteit voor het opbouwen van logica voor data transformatie en document creatie. Verder is er testfunctionaliteit beschikbaar zodat de ontwikkelaar het programma uitgebreid kan testen voor het wordt overgezet naar een productie omgeving.

Document distributie

Naast het optimaliseren van het document zelf is ook de distributie van het document naar de klant een belangrijk issue. Met onze software oplossingen kunt u communiceren op de manier zoals uw klant het wil! Of het nu gaat om email, fax, web presentment of print en post verzending, het wordt allemaal optimaal ondersteund. Hierdoor kunt u uw klant laten bepalen hoe deze zijn document wil ontvangen met als resultaat een hoge klanttevredenheid en een drastische verlaging van de print en mail kosten.

Documentstromen worden voorbereid op print en inpakmachines door middel van setvorming en het plaatsen van barcodes en OMR coderingen. Hierdoor wordt uw printproces optimaal benut en kunnen automatisch bijlagen worden toegevoegd.

Buiten het produceren en distribueren van documenten is het ook mogelijk om logfiles en andere metadata te produceren. Data kan worden aangemaakt in alle mogelijke formaten waaronder XML. Hierdoor is de software ook zeer geschikt voor het omzetten van ongestructureerde data naar XML formaat.

Verzonden documenten kunnen automatisch worden opgeslagen in een digitaal archiefsysteem. Hierdoor komen de documenten digitaal beschikbaar en zijn ze eenvoudig terug te vinden door de interne medewerker. Indien u al gebruik maakt van een document management systeem verzorgen wij ook een koppeling met dit systeem zodat de documenten automatisch worden toegevoegd aan het bestaande klantdossier.

Voor meer informatie kunt u de leaflet downloaden van de FormScape Enterprise Edition of contact met ons opnemen voor een vrijblijvende presentatie en kennismaking.