Het bedrijfsbreed archiveren van informatie, documenten en email wordt steeds belangrijker. Dit wordt mede ingegeven door nieuwe wetten, regels en compliancy. De archieffuncties van onze software kunnen worden ingezet voor uiteenlopende onderdelen waaronder: scanning en archivering, archiveren van output uit ERP en financiële systemen, email archivering en archivering van alle overige elektronische documenten.

Bedrijfsbreed documenten centraal opslaan in archiefsysteem

Binnen organisaties ontstaan dagelijks veel 'losse' documenten zoals inkomende en uitgaande post, facturen, e-mail, contracten, project documenten, productinformatie etc.. Onze software oplossingen helpen organisaties met het digitaliseren, archiveren en organiseren van deze uiteenlopende documenttypen. Om tot een compleet digitaal archief te komen van deze documenten bieden wij de volgende oplossingen:

• Inkoopfactuurverwerking
• Postverwerking
• E-mail archiveren
• Dossiervorming
• Workflow management
• Contract management
• Kwaliteitsmanagement

Een bestaand papieren archief digitaliseren

Er zijn verschillende redenen waarom organisaties bestaande papieren archieven digitaliseren:

• Documenten zijn slecht vindbaar
• Lange zoektijden
• Fysieke opslagruimte (m2) is kostbaar
• Opslagruimte voldoet niet aan vereisten (brandveiligheid, inbraak)
• Geen back-up

Met onze software kunnen organisaties digitale archieven opzetten. Binnen een digitaal archief worden structuren en indexwaarden gebruikt om documenten te kunnen vinden. Ook kunnen gescande documenten worden voorzien van tekstherkenning. Hierdoor kunnen documenten ook op inhoud worden gevonden.

Voor uw digitale archief bieden wij het volgende:

• Scannen van documenten (TIFF, PDF)
• Tekstherkenning
• Automatisch indexeren
• Automatische dossiervorming op basis van kenmerken
• Full text zoeken
• Back-up mogelijkheid
• Bewaken bewaartermijnen

U kunt zelf documenten scannen met deze software maar uw organisatie kan het scannen van een compleet archief ook uitbesteden. Wij zullen dan met onze partners zorgen voor het ophalen van het papieren archief en het opleveren van het digitale archief, ingericht en gestructureerd.