Beter werken met electronische dossiers 

Om efficiënt te kunnen werken en om kwaliteit te kunnen leveren is het van belang dat je toegang hebt tot alle relevante informatie. Bijna alle informatie in een organisatie is tegenwoordig elektronisch beschikbaar alleen is dat meestal niet gestructureerd en niet gecentraliseerd. Dit betekent dat iedereen zelf informatie moet zoeken, verzamelen en beheren. Ook is veel informatie niet toegankelijk of simpelweg onvindbaar.

Met behulp van onze software kan alle informatie in logische dossierstructuren worden verzameld rondom bijvoorbeeld klanten, projecten, leveranciers of een willekeurige 'zaak'. Het maakt hierbij niet uit of dit gestructureerde of ongestructureerde informatie betreft (zie afbeelding).

Huidige situatie

Voor veel bedrijven is een elektronisch dossier misschien de volgende stap. Tot op dat moment zullen zij vaak te maken hebben met de volgende punten:

• Documenten delen/publiceren gebeurt via gedeelde mappen op een netwerkschijf
• Het is moeilijk om lees- en bewerkrechten toe te passen
• Belangrijke informatie staat op locale werkplekken (geen back-up)
• E-mails staan (en verdwijnen) in persoonlijke mailboxen
• Uitgaande post is alleen inzichtelijk voor het secretariaat
• Documenten worden veelvuldig heen en weer gemaild voor controle en goedkeuring
• ERP informatie is alleen toegankelijk voor ERP gebruikers (met ERP kennis!)
• Informatie delen = kopiëren

Gewenste situatie

• Alle informatie en documenten m.b.t klanten, leveranciers, projecten etc. staan in één dossier
• Lees- en bewerkrechten zijn op medewerker- of documentniveau te regelen
• Gestructureerde en ongestructureerde informatie kan worden gecombineerd (zie afbeelding)
• E-mail kan eenvoudig worden opgeslagen in een dossier
• Werken met sjablonen voor bijv. correspondentie, rapporten, verslagen etc.
• Workflow voor beoordelen, bewerken en goedkeuren van documenten
• Papieren documenten worden gescand (bijv. post, inkoopfacturen)
• Alle informatie centraal gebackupt
• Informatie wordt automatisch omgezet in een toekomstvast formaat (TIFF/PDF)
• Toegang via het bedrijfsintranet, via het web of zelfs off-line
• Eenvoudiger voldoen aan richtlijnen, wetten en regels

Met onze software kunnen alle soorten digitale documenten worden beheerd, gepubliceerd en gearchiveerd. Medewerkers kunnen hiermee belangrijke documenten centraal opslaan en terugvinden via documenttypen, mappen of zoekopdrachten. Door het gebruik van workflow kunnen documenten eenvoudig worden doorgestuurd naar collega’s voor beoordeling en ter goedkeuring. Bouw dossiers op rondom klanten, projecten en producten en verhoog de informatiewaarde.

Wilt u meer informatie over electronische dossiervorming? Download dan de productsheet electronische dossiervorming of neem contact met ons op voor een vrijblijvende presentatie en kennismaking.