Dynamiek leidt tot hogere kwaliteit 

De effectiviteit van een kwaliteitssysteem heeft steeds meer invloed op het succes van een organisatie. De kwaliteit en toegankelijkheid van kwaliteitsdocumenten zoals procedures, werkinstructies, formulieren en productinformatie is daardoor van essentieel belang. Voor normen en richtlijnen zoals ISO, HKZ, NIAZ en HACCP biedt onze software uitgebreide documentmanagement en workflow functies om tot een hoger niveau te komen, op een prettige manier.

Host Access Solutions helpt uw organisatie bij het beheersbaar maken van documentstromen en het toegankelijk maken van bedrijfskritische informatie. Hierbij worden bijvoorbeeld documentbeheerders ondersteund bij de creatie, beoordeling, autorisatie en vrijgave van documenten. Eindgebruikers vinden de juiste informatie via mapstructuren, documenttypen, hun favorietenlijst of via zoekopdrachten.

Veel gestelde vragen

• Hoe beheer ik op een eenvoudige manier mijn documenten?
• Hoe worden versies bijgehouden en blijft historie bewaard?
• Hoe werken mensen en afdelingen samen aan documenten?
• Hoe maak ik documenten toegankelijk voor mijn personeel?
• Hoe voldoe ik aan de eisen van bijv. ISO, VCA, INK, HKZ, HACCP en andere normen?

Standaardisatie

Binnen de software kan worden gewerkt met voorgedefinieerde sjablonen in bijvoorbeeld MS Word®. Hierdoor kan de opmaak worden gestandaardiseerd en kunnen tevens meta-data tussen onze software en het uiteindelijke Word document automatisch worden uitgewisseld. Informatie zoals documenteigenaar, versienummer, vrijgavedatum etc. kunnen bijv. in de koptekst van het document worden geplaatst. Documenten kunnen naar wens automatisch in PDF of TIFF worden omgezet zodat de inhoud niet kan worden gewijzigd.

Dynamiek

De dynamiek en interactie van de software zorgt ervoor dat de kwaliteit van informatie wordt gewaarborgd én dat documenten worden gelezen. Ook kunnen medewerkers geattendeerd worden op nieuwe documenten of nieuwe versies. Daarnaast kunnen medewerkers documenten van commentaar voorzien. Taken voor het beoordelen of bewerken van documenten worden gemeld via Postvak-In of via e-mail. Er wordt inzichtelijk gemaakt wie wat moet doen en in welke fase documenten zich bevinden. Door gebruik te maken van rechtenprofielen wordt ervoor gezorgd dat medewerkers alleen die documenten zien die voor hen van belang zijn.