Gold Partner M-Files

DMS en ISO-normering

De ISO 9000 serie is een van de bekendste internationale normeringen. Het voorziet in een aantal richtlijnen die bedrijven ondersteunen in het waarborgen van kwaliteit op goederen en diensten.

Onlangs is de norm voor kwaliteitsmanagement opgefrist naar ISO-9001:2015 waarin criteria voor een kwaliteitsmanagementsysteem staan.

Kwaliteitsmanagement zonder DMS is bijna ondenkbaar.  Op deze pagina staat hoe DMS kan ondersteunen om te voldoen aan de norm.

De volgende punten dient u vast te leggen volgens deze richtlijnen:

  • Hoe worden documenten goedgekeurd/ gecontroleerd
  • Hoe vinden documentrevisies/ wijzigingen plaats en hoe worden deze goedgekeurd?
  • Hoe is uw versiebeheer geregeld
  • Beschikbaarheid van documenten
  • Vastleggen van interne en externe documenten
  • Voorkomen van onbedoeld gebruik van oude informatie

Bij veel bedrijven worden documenten geprint, fysiek van bureau naar bureau verplaatst ter controle, getekend en gearchiveerd in ordners of netwerkschijf. Versies worden handmatig beheerd en Excellijsten bijgehouden met vervaldata van certificaten en meer. Het verzamelen van informatie en documenten tijdens audits is hierdoor tijdrovend.

DMS helpt deze zaken te automatiseren.

Goedkeuren van documenten

Documenten die van belang zijn voor het handboek dienen te worden goedgekeurd. Doormiddel van de workflows kunnen deze documenten worden goedgekeurd. Per type document uit het handboek kan een eigen workflow worden gedefinieerd eventueel met verschillende controlestappen.

Revisie op documenten

Veel documenten met betrekking tot kwaliteit dienen periodiek te worden herzien en beoordeeld. Mogelijk dient het document te worden aangepast. Deze documenten dienen voor de vervaldatum bij de juiste persoon onder de aandacht te worden gebracht. Het DMS houdt doormiddel van de workflow, automatisch controle op het document en zorgt ervoor dat het proces rond het document correct wordt uitgevoerd.

Versiebeheer

Met betrekking tot revisies is versiebeheer een belangrijk onderdeel. Met versiebeheer houdt u alle wijzigingen in documenten bij. Automatisch wordt bijgehouden wie de wijziging heeft aangebracht, versienummers bijgehouden, wijzigingsdata, labels, welke workflow stappen het document heeft doorlopen en wie het document heeft goedgekeurd. Versiebeheer zorgt ervoor dat u altijd met de meest recente versie te maken heeft. Oudere versies kunnen door gerechtigde personen worden ingezien.

Een uitbreiding op versiebeheer is dat tijdens een revisie het actuele en gepubliceerde versie altijd beschikbaar is. Pas wanneer de het aangepaste document is goedgekeurd wordt de nieuwe versie gepubliceerd en wordt het “actuele” document vervangen.

Onbedoeld gebruik van oude documenten

Versiebeheer zorgt ervoor dat u altijd de laatste versie van een document ziet. Oude of niet relevante documenten kunnen desgewenst gearchiveerd worden zodat geen verwarring kan ontstaan. Dit kan volledig automatisch op bijvoorbeeld datum of een documentstatus. Maar kan ook eerst worden aangeboden voor een archiveringscontrole.

Beschikbaarheid van documenten

Documenten dienen altijd beschikbaar te zijn. Tijdens audits dient u dit aan te tonen. Een DMS zorgt ervoor dat documenten zeer snel worden teruggevonden. Op basis van metadata, workflows, OCR, documentsoort, documentverzamelingen kunnen documenten en informatie zeer snel worden gevonden. Gegevens hoeven niet meer handmatig uit verschillende systemen en archieven te worden verzameld. Informatie uit externe pakketten als ERP is samen met de documenten in een DMS beschikbaar.

Externe documenten

Doormiddel van metadata kunt u in het DMS documenten bestempelen als in- of extern. Bij het opslaan van een document geeft u aan of het gaat om een extern document. Hierdoor kunt u in een oogopslag zien of het om een intern of een extern document gaat.

Host Access Solutions

Een DMS ondersteund u bij uw ISO-normering. Host Access Solutions geeft advies hoe DMS u kan ondersteunen en veel werk uit handen neemt. Wij ondersteunen daarbij ook het inrichten en uitrollen van een DMS.

M-Files DMS/ ECM

Een van de DMS-systemen die volwaardig ondersteuning biedt bij het behalen van, of vlekkeloos door audits helpt is M-Files. Via onderstaande links vindt u meer informatie:

White paper: Bent u klaar voor ISO 9001:2015?

Meer informatie over M-Files.

 

DSE Oil and Gas

DSE Oil and Gas heeft door middel van het inzetten van M-Files DMS volledig voldaan aan de richtlijnen voor de ISO norm. In deze video Richard Keijser directeur van DSE Oild and Gas aan het woord.

Host Access Solutions B.V.|Lekstraat 1b, 7607 PN Almelo|Telefoon: +31 (0)546 898 232|E-mail: info@hostaccess.nl
© 2017 - Host Access Solutions